Każda jednostka gospodarcza, która chce wykonywać przewozy kolejowe musi spełnić wymagania Ustawy o transporcie kolejowym z 28 marca 2003 roku z późniejszymi zmianami. Przede wszystkim przewoźnik musi otrzymać licencję, która ważna jest we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Wydawana jest ona na czas nieokreślony przez Urząd Transportu Kolejowego. Przedsiębiorstwo musi spełniać następujące wymogi: – mieć dobrą reputację, tak jak w przypadku przewoźników drogowych, – posiadać wiarygodność finansową, – wykazywać kompetencje zawodowe np. umiejętność kontrolowania procesu transportowego i zapewnienia bezpieczeństwa w przewozach kolejowych, – musi dysponować taborem kolejowym, niezbędnym do prowadzenia procesu transportowego, – wykazywać się wysokim poziomem odpowiedzialności cywilnej, czyli zapewnieniem środków zabezpieczających w przypadku roszczeń np. pasażerów. Jeśli przedsiębiorstwo chce stać się przewoźnikiem kolejowym musi uzyskać dodatkowo świadectwo bezpieczeństwa. Do uzyskania tego dokumentu firma musi zapewnić: bezpieczeństwo ruchu kolejowego na wyznaczonych trasach, bezpieczne wykorzystanie taboru kolejowego i ochronę przeciwpożarową i ochronę środowiska. Zaświadczenie wydaje Urząd Transportu Kolejowego.
