Szkoła to instytucja, w której szczególnie dużo gromadzą się duże ilości dokumentów. Są one bowiem archiwizowane przez wiele lat. Bardzo ważny jest zatem prawidłowy obieg dokumentów, aby w każdej chwili można było sporządzić odpowiednie wypisy. Nad prawidłowym funkcjonowaniem powinna czuwać przede wszystkim kancelaria szkolna a wtedy obieg dokumentów będzie prowadzony właściwie. Należy również pamiętać o dobrej organizacji pracy, aby obieg dokumentów przebiegał właściwie i w odpowiedniej kolejności. Ważnym czynnikiem pracy biurowej oświaty jest przypilnowanie, aby dokumenty nie wychodziły poza teren szkoły. Czasami na prośbę rodziców pewne dokumenty są czasowo wydawane, należy wtedy pamiętać o obowiązkowym podpisaniu pisma przez rodzica odbierającego dokumenty szkolne, by łatwo je można było znaleźć, ewentualnie wyjść z prośbą o zwrot dokumentu szkolnego po wglądzie rodziców. Szkoły powinny również pamiętać o zabezpieczaniu obiegu dokumentów. Nie tylko przed zagubieniem, ale także przed zniszczeniem i odpowiednio je podczas przenoszenia zabezpieczać.
